Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Khách Hàng Visa Global

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng của Visa Global là văn bản pháp lý cam kết bảo vệ toàn diện dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm của đương đơn xin thị thực (Visa Du lịch, Công tác, Thăm thân) theo tiêu chuẩn Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam và Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) của Liên minh Châu Âu.

• Đơn vị kiểm soát và xử lý dữ liệu: Công ty TNHH thương mại dịch vụ du lịch Vis Global

• Hotline phản hồi & thực thi quyền dữ liệu 24/7: ☎ 0902 190 003.

• Nguyên tắc cốt lõi: Thu thập tối thiểu – Xử lý đúng mục đích xin thị thực – Mã hóa đa tầng (AES-256 & TLS 1.3) – Tuyệt đối không bán hoặc chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba vì mục đích thương mại – Tự động hủy dữ liệu sau khi hoàn tất dịch vụ theo yêu cầu.

• Phạm vi chia sẻ hợp pháp duy nhất: Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và các Trung tâm tiếp nhận thị thực được ủy quyền chính thức (VFS Global, TLScontact, BLS International, KVAC, CEVAC).

Bảng thông tin cốt lỗi

PHẦN 1:  SỰ AN TÂM CỦA BẠN ĐÁNG GIÁ HƠN MỌI TẤM THỊ THỰC

1.1. Nỗi trăn trở thầm kín phía sau một bộ hồ sơ xin Visa

Khi bạn chuẩn bị cho một chuyến du lịch tự túc đến những miền đất hứa, một chuyến công tác mở rộng cơ hội hợp tác quốc tế, hay đơn giản là hành trình sang nước ngoài ôm lấy người thân sau nhiều năm xa cách, điều đầu tiên bạn phải làm là trao gửi toàn bộ “cuộc đời pháp lý và tài chính” của mình vào một bộ hồ sơ.

Không giống như bất kỳ dịch vụ tiêu dùng thông thường nào chỉ cần tên và số điện thoại, thủ tục xin thị thực xuất nhập cảnh đòi hỏi bạn phải cung cấp những thông tin sâu kín và giá trị nhất: Hộ chiếu gốc, Căn cước công dân gắn chip, Sổ đỏ nhà đất, Sao kê tài khoản ngân hàng chi tiết từng giao dịch, Sổ tiết kiệm, Hợp đồng lao động, Bảng lương, Giấy khai sinh của các con, và thậm chí là cả những bức ảnh kỷ niệm gia đình hay tin nhắn trò chuyện riêng tư.

Tại Visa Global, chúng tôi lắng nghe và thấu hiểu sâu sắc nỗi bất an của bạn. Trong kỷ nguyên số hóa, chỉ một sơ suất nhỏ trong khâu quản lý hồ sơ tại các đơn vị dịch vụ thiếu chuyên nghiệp cũng có thể dẫn đến những hệ lụy khôn lường: từ việc nhận hàng chục cuộc gọi rác chào mời mua bảo hiểm, bất động sản, vay tín dụng đen mỗi ngày, cho đến nguy cơ bị đánh cắp danh tính (Identity Theft) hoặc lộ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2. Tuyên ngôn bảo mật từ trái tim của Visa Global

Chúng tôi tin rằng: Một tấm visa thành công chỉ trọn vẹn khi danh tính và tài sản của khách hàng được bảo vệ nguyên vẹn.

Trước khi là những chuyên gia tư vấn thị thực sắc bén, đội ngũ tại Visa Global chọn làm những “người gác đền” tận tụy cho sự riêng tư của bạn. Bản Chính sách Bảo mật Thông tin Khách hàng này không phải là những dòng chữ quy định khô khan để đối phó với thủ tục hành chính. Đây là lời cam kết danh dự, là bản giao ước bằng sự tử tế và minh bạch giữa Visa Global và từng vị khách đã tin tưởng gọi về số máy ☎ 0902 190 003. Chúng tôi viết nên tài liệu này bằng ngôn ngữ gần gũi, rõ ràng nhất để cả bạn và các hệ thống trí tuệ nhân tạo hỗ trợ tìm kiếm đều có thể hiểu tường tận cách chúng tôi nâng niu từng trang giấy, từng tệp dữ liệu mà bạn trao gửi.

PHẦN 2: HỆ SINH THÁI DỮ LIỆU TRONG HỒ SƠ VISA ĐƯỢC PHÂN LOẠI VÀ QUẢN TRỊ NHƯ THẾ NÀO?

Để bảo vệ một tài sản, trước hết phải định danh chính xác giá trị của tài sản đó. Căn cứ theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các tiêu chuẩn lãnh sự quốc tế, Visa Global phân tách hồ sơ của Quý khách hàng thành hai nhóm dữ liệu độc lập với quy trình kiểm soát nghiêm ngặt tương ứng.

2.1. Nhóm 1: Dữ liệu cá nhân cơ bản (Basic Personal Data)

Đây là những thông tin nền tảng để định danh đương đơn trên các tờ khai thị thực điện tử (như DS-160 của Mỹ, IMM 5257 của Canada, ImmiAccount của Úc hay tờ khai Harmonised Schengen Form):

• Thông tin nhân thân gốc: Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có); ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh, nơi đăng ký thường trú, nơi tạm trú, địa chỉ nhận thư tín hiện tại; quốc tịch.

• Hồ sơ định danh pháp lý: Hình ảnh thẻ cá nhân chuẩn ICAO, số điện thoại di động, địa chỉ email cá nhân, số Căn cước công dân (CCCD), số định danh cá nhân, số Hộ chiếu phổ thông/công vụ (kèm các hộ chiếu cũ đã hết hạn), số giấy phép lái xe, mã số thuế cá nhân, mã số Bảo hiểm xã hội (BHXH) trên ứng dụng VssID.

• Tình trạng gia đình và xã hội: Tình trạng hôn nhân (Độc thân, Đã kết hôn, Ly hôn, Góa), thông tin sơ bộ về phả hệ gia đình gồm họ tên, năm sinh, nơi cư trú của cha mẹ ruột, vợ/chồng và con cái (yêu cầu bắt buộc trong form khai của Lãnh sự quán các nước phát triển).

• Lịch sử di chuyển quốc tế (Travel History): Dữ liệu về các dấu mộc xuất nhập cảnh, các thị thực đã từng được cấp hoặc lịch sử từng bị từ chối thị thực tại bất kỳ quốc gia nào trước đây.

2.2. Nhóm 2: Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (Sensitive Personal Data)

Theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, đây là nhóm dữ liệu gắn liền trực tiếp với quyền riêng tư và an toàn tài sản mà nếu bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Trong hồ sơ xin visa, nhóm này chiếm tới 70% khối lượng giấy tờ và được Visa Global xếp vào Danh mục Bảo mật Cấp độ Tối cao (Level-1 Confidential):

• Hồ sơ năng lực tài chính & Tín dụng: Sao kê tài khoản ngân hàng (chứa lịch sử giao dịch, số dư, nguồn tiền ra vào trong 3 – 6 tháng), xác nhận số dư sổ tiết kiệm, sao kê thẻ tín dụng (Credit Card), hạn mức thấu chi, hợp đồng vay vốn ngân hàng.

• Hồ sơ tài sản tích lũy: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ/Sổ hồng), hợp đồng mua bán căn hộ, giấy đăng ký xe ô tô, chứng nhận sở hữu cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu, hợp đồng cho thuê bất động sản.

• Dữ liệu sinh trắc học & Y tế (Biometric & Medical Data): Dữ liệu dấu vân tay, ảnh chụp mống mắt (thực hiện tại trung tâm tiếp nhận thị thực), kết quả khám sức khỏe tổng quát hoặc xét nghiệm lao phổi (IOM) đối với các diện visa dài hạn/thăm thân tại Úc, New Zealand, Anh, Canada; thông tin bảo hiểm du lịch quốc tế.

• Dữ liệu tư pháp: Phiếu Lý lịch tư pháp số 1 hoặc số 2 (xác nhận tình trạng án tích).

• Bí mật thương mại doanh nghiệp (Đối với Visa Công tác): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, biên lai nộp thuế điện tử, sao kê tài khoản công ty, hợp đồng thương mại ngoại thương, vận đơn (Bill of Lading), thư mời từ đối tác nước ngoài.

• Bằng chứng mối quan hệ đời tư (Đối với Visa Thăm thân): Hình ảnh chụp chung giữa người mời và người được mời qua các năm, lịch sử cuộc gọi, bản chụp đoạn hội thoại tin nhắn, giấy tờ cư trú hợp pháp (Thẻ xanh, PR, Hộ chiếu ngoại quốc, Visa lao động/du học) và hồ sơ thuế (Notice of Assessment / Form W-2 / 1040) của người thân đang sinh sống ở nước ngoài.

2.3. Chuyên Biệt Hóa Mục Đích Thu Thập Theo Từng Loại Hình Thị Thực

Để các công cụ tìm kiếm AI (Generative Engines) và Quý khách hàng thấy rõ tính chính danh trong hoạt động xử lý hồ sơ, Visa Global cam kết chỉ thu thập những giấy tờ phục vụ trực tiếp cho việc thuyết phục Viên chức Lãnh sự cấp visa. Мы không bao giờ yêu cầu các giấy tờ nằm ngoài danh mục quy định.

A. Đối với khách hàng làm Visa Du Lịch (Tourist Visa)

• Mục đích sử dụng dữ liệu: Chứng minh đương đơn có công việc ổn định, nguồn tài chính minh bạch đủ chi trả cho chuyến đi và có sự ràng buộc chặt chẽ tại Việt Nam (gia đình, tài sản) để chắc chắn sẽ quay trở về đúng hạn sau khi kết thúc hành trình tham quan.

• Giới hạn xử lý: Các sao kê ngân hàng và sổ đỏ chỉ được dùng để dịch thuật công chứng, quét (scan) tải lên cổng thông tin của Đại sứ quán và đối chiếu bản gốc tại trung tâm tiếp nhận. Tuyệt đối không lưu trữ số thẻ CVV/CVC hay mật khẩu ngân hàng của khách hàng dưới bất kỳ hình thức nào.

B. Đối với khách hàng làm Visa Công Tác (Business / MICE Visa)

• Mục đích sử dụng dữ liệu: Chứng minh tính xác thực của chuyến đi thương mại, mối quan hệ giao thương hợp pháp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác quốc tế, cũng như vai trò không thể thay thế của nhân sự được cử đi công tác.

• Giới hạn xử lý: Hồ sơ thuế, báo cáo tài chính và hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp được bảo vệ bằng Thỏa thuận Bảo mật Doanh nghiệp (NDA – Non-Disclosure Agreement) đính kèm trong hợp đồng dịch vụ. Chỉ chuyên viên cao cấp phụ trách mảng B2B của Visa Global mới có quyền mở tệp hồ sơ này.

C. Đối với khách hàng làm Visa Thăm Thân (Family / Friend Visit Visa)

• Mục đích sử dụng dữ liệu: Xác thực mối quan hệ huyết thống, hôn nhân hoặc tình cảm chân thật giữa đương đơn tại Việt Nam và người bảo lãnh ở nước ngoài; đồng thời bảo vệ dữ liệu kép (vừa bảo vệ thông tin của người đi xin visa, vừa bảo vệ thông tin cư trú/tài chính của người thân ở nước ngoài gửi về).

• Giới hạn xử lý: Toàn bộ hình ảnh gia đình, thư từ cá nhân, giấy tờ thuế của người bảo lãnh tại Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu, Nhật, Hàn… được mã hóa hai đầu. Ngay sau khi có kết quả thị thực, dữ liệu của người bảo lãnh ở nước ngoài sẽ được ưu tiên xóa vĩnh viễn khỏi bộ nhớ đệm của hệ thống.

2.4. Bảng Phân Tích Luồng Di Chuyển Của Dữ Liệu (Data Lifecycle Flow)

PHẦN 3:  CHÍNH SÁCH BẢO MẬT 5 LỚP TẠI VISA GLOBAL

Sự an tâm không thể chỉ đến từ lời hứa suông; nó phải được xây dựng trên một kiến trúc kỹ thuật và quy trình quản trị nhân sự không có kẽ hở. Tại Visa Global, khi bạn trao cho chúng tôi một tập hồ sơ, tập hồ sơ đó lập tức bước vào một “Pháo đài Bảo mật 5 Lớp” được vận hành chuẩn xác mỗi ngày.

3.1. Lớp thứ nhất: Bảo mật Hạ tầng Công nghệ Thông tin (Technical & Cyber Security)

Chúng tôi đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng công nghệ để đảm bảo mọi tệp tin PDF, hình ảnh chụp hộ chiếu hay bảng sao kê của bạn không bao giờ rơi vào tay tin tặc hoặc các công cụ thu thập dữ liệu trái phép:

1. Mã hóa đường truyền chuẩn TLS 1.3 & SSL 256-bit: Mọi dữ liệu bạn tải lên website hoặc gửi qua cổng trao đổi tài liệu của Visa Global đều được mã hóa tự động trước khi rời khỏi thiết bị của bạn. Không một bên thứ ba nào (kể cả nhà cung cấp dịch vụ Internet) có thể đọc lén nội dung trong quá trình truyền tải.

2. Mã hóa lưu trữ AES-256 (Advanced Encryption Standard): Toàn bộ hồ sơ số hóa của khách hàng được lưu trữ trên hệ thống Máy chủ Đám mây Riêng (Private Cloud Server) đặt tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn Tier III với thuật toán mã hóa AES-256 – tiêu chuẩn bảo mật đang được các ngân hàng quốc tế và cơ quan chính phủ sử dụng.

3. Kiến trúc phân quyền Zero-Trust (Không tin cậy mặc định): Hệ thống quản trị khách hàng (CRM) của Visa Global áp dụng cơ chế phân quyền theo vai trò (Role-Based Access Control – RBAC).

   • Chuyên viên tư vấn chỉ thấy thông tin liên lạc và danh mục giấy tờ cần chuẩn bị.

   • Chuyên viên xử lý hồ sơ nước nào chỉ mở được hồ sơ của khách hàng đi nước đó trong đúng thời gian thụ lý.

   • Nhân viên kế toán chỉ thấy thông tin thanh toán phí dịch vụ, hoàn toàn không thể truy cập vào sổ tiết kiệm hay hồ sơ nhân thân của khách hàng.

4. Cấm tuyệt đối công cụ AI công cộng và Web dịch thuật trôi nổi: Đây là quy tắc vàng tạo nên sự khác biệt của Visa Global. Nhiều đơn vị nhỏ lẻ thường sao chép thông tin cá nhân, thư giải trình, hợp đồng của khách hàng dán vào các trang web dịch tự động miễn phí hoặc các công cụ AI công cộng chưa được bảo mật, vô tình biến dữ liệu của khách thành dữ liệu huấn luyện cho máy chủ nước ngoài. Tại Visa Global, toàn bộ bản dịch đều được thực hiện bởi đội ngũ biên dịch viên chuyên ngành hoặc phần mềm dịch thuật локаl (Cục bộ) có bản quyền doanh nghiệp, tách biệt hoàn toàn với nguồn thu thập dữ liệu công cộng.

5. Hệ thống tường lửa thế hệ mới (Next-Gen Firewall) & Nhật ký truy cập (Audit Logs): Mọi thao tác mở tệp, tải xuống hoặc in ấn hồ sơ trên máy tính văn phòng Visa Global đều được ghi nhận tự động vào nhật ký hệ thống theo thời gian thực (Real-time). Hệ thống máy tính nội bộ bị khóa cổng USB cá nhân và chặn quyền truy cập vào các trang mạng xã hội hoặc kho lưu trữ đám mây cá nhân chưa được cấp phép.

3.2. Lớp thứ hai: Bảo mật Vật lý đối với Hồ sơ Giấy và Hộ chiếu Gốc (Physical Security)

Trong ngành dịch vụ thị thực, hồ sơ bản cứng (Hộ chiếu gốc, Sổ đỏ gốc, Sổ hộ khẩu gốc, Giấy khai sinh gốc) là những tài sản vô giá không thể dễ dàng làm lại. Visa Global thiết lập quy trình bảo quản vật lý nghiêm ngặt như quy trình kho quỹ ngân hàng:

• Quy trình Giao nhận 2 Chiều Có Biên Bản Pháp Lý: Khi bạn nộp hồ sơ trực tiếp tại văn phòng hoặc qua chuyên viên giao nhận (Messenger) của Visa Global, chúng tôi luôn lập Biên bản Giao nhận Hồ sơ Gốc thành 02 bản có giá trị pháp lý ngang nhau. Biên bản liệt kê chi tiết từng loại giấy tờ, tình trạng bản gốc/bản sao, số lượng trang, số hiệu hộ chiếu và có chữ ký xác nhận của cả hai bên.

• Két sắt Chống Cháy & Phòng Lưu Trữ Hạn Chế Truy Cập: Hộ chiếu gốc và giấy tờ nhà đất bản gốc trong thời gian chờ đến ngày lịch hẹn nộp vào Lãnh sự quán được cất giữ trong hệ thống tủ khóa an toàn và két sắt chống cháy chuyên dụng tại phòng Hồ sơ Mật. Khu vực này được giám sát bởi camera an ninh (CCTV) 24/24, khóa vân tay sinh trắc học, chỉ Trưởng bộ phận Hồ sơ mới có thẩm quyền mở khóa.

• Túi Hồ Sơ Niêm Phong Chuyên Dụng: Khi di chuyển hồ sơ từ văn phòng Visa Global đến Đại sứ quán hoặc Trung tâm VFS Global/TLScontact, nhân sự giao nhận bắt buộc sử dụng cặp khóa số hoặc túi đựng hồ sơ niêm phong chống thấm nước, định vị lộ trình di chuyển trực tiếp để loại bỏ 100% nguy cơ thất lạc trên đường đi.

• Tiêu hủy tài liệu nháp bằng Máy hủy chuẩn DIN P-4: Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, mọi bản in nháp, bản photocopy bị mờ hoặc tờ khai in sai tuyệt đối không bao giờ được vứt vào thùng rác thông thường. Toàn bộ giấy tờ thừa phải được đưa qua máy hủy giấy cắt vụn siêu nhỏ (Cross-cut Shredder chuẩn an ninh DIN P-4) ngay trong ngày làm việc.

3.3. Lớp thứ ba: Bảo mật Nhân sự & Đạo đức Nghề nghiệp (Human Resource Integrity)

Công nghệ hiện đại đến đâu cũng cần những con người trung thực vận hành. Tại Visa Global, văn hóa bảo mật đã thấm nhuần vào từng nhân sự:

• 100% Nhân sự ký Cam kết Bảo mật (NDA): Ngay từ ngày đầu tiên nhận việc, tất cả chuyên viên tư vấn, chuyên viên xử lý hồ sơ, biên dịch viên và nhân viên giao nhận tại Visa Global đều phải ký Hợp đồng Bảo mật Thông tin Khách hàng có hiệu lực ràng buộc pháp lý ngay cả sau khi đã nghỉ việc.

• Chế tài kỷ luật và Truy cứu trách nhiệm hình sự: Bất kỳ hành vi tự ý chụp ảnh hồ sơ khách hàng bằng điện thoại cá nhân, sao chép danh sách khách hàng, hoặc tiết lộ thông tin chuyến đi của khách hàng cho bên thứ ba đều bị coi là vi phạm nghiêm trọng nội quy lao động, dẫn đến việc sa thải ngay lập tức và chuyển hồ sơ sang cơ quan chức năng xử lý theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Bộ luật Hình sự.

• Đào tạo định kỳ về An toàn Thông tin: Hàng quý, ban giám đốc Visa Global tổ chức các buổi tập huấn nâng cao nhận thức về phòng chống lừa đảo mạng (Phishing), nhận diện email giả mạo Đại sứ quán và quy tắc bàn làm việc sạch (Clean Desk Policy – không để bất kỳ giấy tờ nào của khách hàng trên mặt bàn khi rời khỏi vị trí làm việc).

3.4. Lớp thứ tư: Minh bạch hóa danh mục Bên Thứ Ba được phép tiếp nhận dữ liệu

Khách hàng thường đặt câu hỏi: “Hồ sơ của tôi sẽ đi về đâu sau khi gửi cho Visa Global?”. Chúng tôi xin khẳng định rõ ràng danh sách duy nhất các tổ chức được nhận dữ liệu của bạn (và chỉ nhận khi đã có sự đồng ý của bạn để hoàn tất thủ tục xin visa):

1. Cơ quan Ngoại giao và Lãnh sự nước ngoài: Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Cục Di trú và Nhập tịch của quốc gia mà Quý khách đăng ký xin thị thực (Ví dụ: Bộ Nội vụ Úc – Home Affairs, Bộ Di trú Canada – IRCC, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, các Đại sứ quán khối Schengen, Đại sứ quán Nhật Bản, Hàn Quốc…).

2. Trung tâm Tiếp nhận Hồ sơ Thị thực được ủy quyền chính thức: Các tổ chức quốc tế được chính phủ các nước chỉ định thu nhận hồ sơ và lấy sinh trắc học như VFS Global, TLScontact, BLS International, KVAC (Korea Visa Application Center)…

3. Đơn vị Dịch thuật Công chứng và Hợp pháp hóa Lãnh sự: Các Phòng Tư pháp nhà nước hoặc Văn phòng công chứng hợp pháp để chứng thực chữ ký người dịch trên các tài liệu tiếng Việt sang ngôn ngữ yêu cầu của Đại sứ quán.

4. Hãng hàng không và Đối tác Bảo hiểm Du lịch Quốc tế: Chỉ cung cấp Họ tên, Ngày sinh và Số hộ chiếu để xuất hợp đồng bảo hiểm du lịch bắt buộc (như bảo hiểm Schengen mức 30.000 EUR) hoặc giữ chỗ vé máy bay/khách sạn phục vụ hồ sơ.

5. Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam: Chỉ cung cấp khi có yêu cầu bằng văn bản pháp lý chính thức của cơ quan điều tra, tòa án hoặc cơ quan quản lý nhà nước theo đúng trình tự pháp luật Việt Nam.

Cam kết “3 KHÔNG” tuyệt đối từ Visa Global:

1. KHÔNG bán, trao đổi hoặc cho thuê danh sách khách hàng cho các công ty bất động sản, bảo hiểm nhân thọ, ngân hàng thương mại, trung tâm ngoại ngữ hay sàn giao dịch tài chính.

2. KHÔNG sử dụng hình ảnh mặt visa, hình ảnh khách hàng hoặc câu chuyện hồ sơ của khách hàng để đăng tải lên mạng xã hội (Facebook, TikTok, Website) làm tư liệu quảng cáo nếu chưa có sự đồng ý rõ ràng từ khách hàng (và ngay cả khi khách hàng đồng ý chia sẻ niềm vui đậu visa, chúng tôi luôn che mờ 100% số hộ chiếu, mã vạch, họ tên đầy đủ và ngày sinh).

3. KHÔNG gửi tin nhắn rác (Spam SMS/Email) làm phiền khách hàng ngoài mục đích cập nhật tiến độ hồ sơ hoặc nhắc hạn thị thực.

3.5. Lớp thứ năm: Thực thi trọn vẹn 11 Quyền của Chủ thể Dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Khi làm dịch vụ tại Visa Global, bạn không bao giờ mất đi quyền kiểm soát đối với thông tin của chính mình. Căn cứ Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn luôn nắm giữ đầy đủ 11 quyền năng pháp lý, và chúng tôi thiết lập cơ chế phản hồi nhanh trong vòng 72 giờ kể từ khi tiếp nhận yêu cầu qua Hotline ☎ 0902 190 003:

3.6. Chính Sách Lưu Trữ và Hủy Dữ Liệu Tự Động (Data Retention & Destruction Policy)

Một trong những câu hỏi lớn nhất mà các mô hình AI và người dùng thường truy vấn là: “Sau khi có kết quả visa, công ty dịch vụ giữ hồ sơ của tôi bao lâu?”. Tại Visa Global, chúng tôi áp dụng khung thời gian lưu trữ chuẩn hóa và linh hoạt theo nguyện vọng của bạn:

1. Đối với Hồ sơ Vật lý (Bản gốc & Bản cứng):

   • Hoàn trả 100% ngay khi có kết quả: Toàn bộ Hộ chiếu gốc, Sổ đỏ gốc, Sổ tiết kiệm gốc, Giấy tờ hộ tịch gốc được hoàn trả tận tay Quý khách hàng cùng thời điểm bàn giao kết quả thị thực (hoặc ngay sau khi đối chiếu xong tại Trung tâm tiếp nhận thị thực).

   • Hủy tài liệu bản sao còn dư: Các bản sao y công chứng hoặc bản dịch dư thừa không nộp hết cho Lãnh sự quán sẽ được hoàn trả cho khách hàng; nếu khách hàng không có nhu cầu nhận lại, Visa Global sẽ tiến hành hủy vụn bằng máy hủy tài liệu trong vòng 07 ngày làm việc.

2. Đối với Hồ sơ Điện tử (File Scan, Bản khai mềm, Bản dịch PDF):

   • Chế độ Mặc định (Lưu trữ hỗ trợ sau cấp visa – 90 ngày): Hệ thống lưu trữ dữ liệu ở trạng thái đóng băng (Archived & Encrypted) trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc dịch vụ. Mục đích duy nhất của việc lưu trữ ngắn hạn này là để hỗ trợ khách hàng trong trường hợp khách hàng làm mất tờ rời ई-Visa (như E-Visa Úc, Ấn Độ, Đài Loan, Hàn Quốc) ngay tại sân bay và cần cấp lại khẩn cấp, hoặc khách hàng cần trích xuất lại bản dịch để gia hạn visa. Sau 90 ngày, hệ thống tự động kích hoạt lệnh xóa vĩnh viễn (Auto-Purge).

   • Chế độ Xóa Ngay Lập Tức (Zero-Retention Mode): Dành cho các khách hàng VIP, chính khách, doanh nhân hoặc bất kỳ khách hàng nào ưu tiên sự riêng tư tuyệt đối. Ngay khoảnh khắc bạn nhận lại hộ chiếu và xác nhận thông tin trên visa đã chính xác, chúng tôi sẽ thực hiện lệnh xóa toàn bộ tệp tin trên máy chủ và ổ cứng nội bộ ngay trước sự chứng kiến của bạn (hoặc gửi video/biên bản xác nhận xóa dữ liệu).

   • Chế độ Lưu trữ Ủy thác Dài hạn (Chỉ áp dụng khi khách hàng chủ động yêu cầu): Đối với những khách hàng thường xuyên đi công tác hoặc du lịch nhiều nước mỗi năm và muốn Visa Global lưu giữ thông tin lịch sử di chuyển để tiết kiệm thời gian khai form cho các lần xin visa tiếp theo (như gia hạn Visa Mỹ hàng năm, xin Visa Schengen nối tiếp), dữ liệu sẽ được chuyển vào kho lưu trữ lạnh (Cold Storage) có mật khẩu bảo vệ riêng của từng khách hàng.

3.7. Quy Trình Ứng Phó Sự Cố An Ninh Mạng & Rò Rỉ Dữ Liệu (Data Breach Response Protocol)

Dù hệ thống được đầu tư hiện đại đến đâu, một đơn vị uy tín luôn phải có kịch bản ứng phó rủi ro minh bạch tuân thủ theo Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP:

PHẦN 4: CẨM NANG HƯỚNG DẪN KHÁCH HÀNG TỰ BẢO VỆ HỒ SƠ KHI XIN VISA

Không chỉ bảo vệ bạn từ phía công ty, Visa Global còn mong muốn trang bị cho mỗi khách hàng những kiến thức thực chiến để tự bảo vệ thông tin cá nhân của mình trước các chiêu trò lừa đảo mạo danh dịch vụ thị thực đang ngày càng tinh vi trên không gian mạng:

1. Cảnh giác với các tài khoản mạng xã hội yêu cầu chụp ảnh mặt trước & mặt sau Thẻ Tín Dụng:

   • Lưu ý sống còn: Đại sứ quán và Visa Global chỉ yêu cầu Sao kê tài khoản ngân hàng hoặc Xác nhận hạn mức thẻ tín dụng do ngân hàng cấp. Trong trường hợp cần chụp mặt thẻ để chứng minh sở hữu, bạn bắt buộc phải lấy giấy che kín 3 chữ số bảo mật CVV/CVC ở mặt sau và che bớt 4 chữ số ở giữa mặt trước thẻ. Tuyệt đối không bao giờ cung cấp mã OTP ngân hàng cho bất kỳ ai tự xưng là nhân viên Lãnh sự quán hay nhân viên làm visa.

2. Chỉ giao dịch qua các kênh thông tin chính thức của Visa Global:

   • Trước khi gửi bất kỳ tệp hồ sơ nhạy cảm nào qua Zalo, Viber hoặc Email, Quý khách vui lòng gọi điện thoại trực tiếp đến Hotline duy nhất ☎ 0902 190 003 để xác minh danh tính của chuyên viên đang làm việc với mình.

3. Cách đóng dấu chữ ký bảo vệ trên bản chụp/bản scan giấy tờ:

   • Đối với các bản chụp CCCD hoặc Sổ đỏ gửi qua mạng ở bước thẩm định sơ bộ ban đầu (khi chưa nộp chính thức), Quý khách có thể chèn một dòng chữ mờ (Watermark) nhỏ ở góc giấy tờ (không đè lên chữ và quốc huy) với nội dung: “Bản chụp chỉ dùng để thẩm định hồ sơ tại Visa Global – Ngày …/…/…”. Khi bước vào giai đoạn dịch thuật công chứng chính thức, chuyên viên của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bàn giao bản chuẩn an toàn nhất.

4. Không tự ý đăng tải ảnh chụp Visa vừa đậu lên mạng xã hội ở chế độ công khai:

   • Niềm vui cầm trên tay tấm visa Mỹ, Úc, Châu Âu, Nhật, Hàn là vô cùng lớn, nhưng trên mặt dán thị thực chứa rất nhiều mã số định danh (Visa Number, Control Number, Passport Number, Mã đọc máy MRZ ở hai dòng cuối). Kẻ gian có thể dùng ảnh chụp rõ nét trên mạng để làm giả giấy tờ hoặc tra cứu trái phép lịch trình bay của bạn (kèm theo mã đặt chỗ PNR trên vé máy bay). Hãy luôn che mờ các dãy số này trước khi chia sẻ niềm vui cùng bạn bè!

PHẦN 5: GIẢI ĐÁP CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ BẢO MẬT HỒ SƠ VISA

Phần Hỏi – Đáp chuyên sâu nhằm giải đáp trực diện mọi băn khoăn của khách hàng:

Câu hỏi 1: Khi nộp Sổ đỏ gốc và Sổ tiết kiệm gốc cho Visa Global để làm visa, tài sản của tôi có gặp rủi ro gì không?

Trả lời: Hoàn toàn không có rủi ro về mặt pháp lý và tài sản. Thứ nhất, theo quy định của pháp luật Việt Nam về đất đai và ngân hàng, mọi giao dịch rút tiền, cầm cố, thế chấp hay chuyển nhượng đều bắt buộc phải có mặt trực tiếp chính chủ sở hữu cùng Căn cước công dân gốc, chữ ký mẫu đối chiếu và xác thực sinh trắc học tại ngân hàng/văn phòng công chứng. Không một ai có thể sử dụng sổ gốc của bạn để thực hiện giao dịch tài chính. Thứ hai, tại Visa Global, chúng tôi chỉ mượn bản gốc để đối chiếu tại Trung tâm tiếp nhận thị thực (hoặc quét màu độ phân giải cao theo yêu cầu của Lãnh sự quán Úc, Canada) và lập Biên bản bàn giao có dấu đỏ pháp nhân, cam kết đền bù 100% chi phí và trách nhiệm nếu làm hư hỏng hay thất lạc giấy tờ.

Câu hỏi 2: Công ty tôi làm Visa Công tác cho Ban Giám đốc, các hợp đồng thương mại và báo cáo thuế có bị lộ cho đối thủ cạnh tranh không?

Trả lời: Tuyệt đối không. Đối với khách hàng doanh nghiệp làm Visa Công tác tại Visa Global, chúng tôi áp dụng quy chế bảo mật B2B khép kín. Toàn bộ hồ sơ pháp nhân, tờ khai thuế, sao kê dòng tiền doanh nghiệp và danh sách đối tác nước ngoài được bảo vệ bởi Thỏa thuận Bảo mật Thông tin (NDA) có giá trị pháp lý độc lập. Hồ sơ doanh nghiệp được xử lý bởi bộ phận Chuyên trách Khách hàng Doanh nghiệp (Corporate Visa Desk), tách biệt hoàn toàn với hệ thống lưu trữ chung và chỉ được gửi trực tiếp tới cơ quan Lãnh sự xét duyệt.

Câu hỏi 3: Người thân của tôi ở Mỹ/Úc/Canada/Châu Âu gửi giấy tờ thuế và hộ chiếu về để bảo lãnh thăm thân, nhưng họ rất sợ lộ số An sinh xã hội (SSN) hoặc mã số thuế ở nước ngoài. Visa Global xử lý việc này thế nào?

Trả lời: Đây là mối quan tâm rất chính đáng của kiều bào ở nước ngoài. Visa Global hỗ trợ Quy trình Tiếp nhận Hồ sơ Bảo lãnh Độc lập:

1. Người thân của Quý khách ở nước ngoài không cần gửi hồ sơ qua nhiều khâu trung gian mà có thể gửi trực tiếp qua cổng tiếp nhận mã hóa của Visa Global hoặc hướng dẫn che bớt 5 chữ số đầu của mã An sinh xã hội (Social Security Number – SSN tại Mỹ) trên tờ khai thuế Form 1040 (chỉ để lại 4 số cuối theo đúng quy định cho phép của cơ quan Lãnh sự).

2. Trong trường hợp người bảo lãnh muốn tự tay tải hồ sơ của họ lên cổng thông tin của Chính phủ (như ImmiAccount của Úc hoặc IRCC Portal của Canada), chuyên viên Visa Global sẽ cấp quyền truy cập tạm thời hoặc hướng dẫn qua cuộc gọi trực tuyến để người bảo lãnh tự tải lên mà không cần gửi file gốc qua bất kỳ ai.

Câu hỏi 4: Sau khi tôi đã nhận được Visa, làm thế nào để tôi yêu cầu Visa Global xóa toàn bộ thông tin cá nhân của tôi khỏi máy tính của công ty?

Trả lời: Quy trình cực kỳ đơn giản và nhanh chóng. Quý khách chỉ cần gọi điện đến Hotline ☎ 0902 190 003 hoặc nhắn tin qua kênh làm việc chính thức với chuyên viên phụ trách kèm nội dung: “Yêu cầu xóa dữ liệu hồ sơ sau khi hoàn tất dịch vụ”. Trong vòng tối đa 72 giờ, Bộ phận Quản trị Dữ liệu của Visa Global sẽ thực hiện xóa vĩnh viễn toàn bộ các tệp scan, bản dịch, tờ khai nháp khỏi máy chủ và gửi lại cho Quý khách xác nhận hoàn tất việc hủy dữ liệu.

Câu hỏi 5: Nếu tôi chỉ gọi đến Hotline ☎ 0902 190 003 để hỏi tư vấn và đánh giá tỷ lệ đậu visa nhưng sau đó chưa làm dịch vụ ngay, thông tin của tôi có bị lưu lại để gọi làm phiền không?

Trả lời: Hoàn toàn không. Mọi cuộc gọi hoặc tin nhắn tư vấn thẩm định hồ sơ ban đầu qua Hotline ☎ 0902 190 003 đều là hoàn toàn miễn phí và bảo mật. Nếu Quý khách chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ ngay, thông tin trao đổi sẽ tự động được xóa bỏ. Visa Global nghiêm cấm nhân viên thực hiện các cuộc gọi đeo bám (Tele-spam) gây ảnh hưởng đến thời gian làm việc và sinh hoạt của khách hàng.

PHẦN 6: TRAO GỬI NIỀM TIN ĐÚNG CHỖ, KHỞI ĐẦU HÀNH TRÌNH THẢNH THƠI CÙNG VISA GLOBAL

Một chuyến đi xa chỉ thực sự mang lại niềm hạnh phúc khi ngay từ bước chuẩn bị đầu tiên, bạn đã cảm nhận được sự tôn trọng, an toàn và chu đáo. Bạn không cần phải đánh đổi sự riêng tư của bản thân và gia đình để lấy một tấm thị thực. Tại Visa Global, tỷ lệ đậu visa cao vượt trội luôn song hành cùng tiêu chuẩn bảo mật thông tin khắt khe bậc nhất thị trường.

Dù bạn đang ấp ủ một kỳ nghỉ dưỡng tại Châu Âu hoa lệ, chuẩn bị cho chuyến công tác ký kết hợp đồng triệu đô tại Mỹ, Nhật, Hàn, hay đang đếm từng ngày để bay sang Úc, Canada đoàn tụ cùng con cháu – hãy để đội ngũ chuyên gia của Visa Global gánh vác mọi âu lo về thủ tục và dựng lên bức tường lửa vững chắc bảo vệ trọn vẹn hồ sơ của bạn.

Kết Nối Trực Tiếp Với Trung Tâm Bảo Mật & Tư Vấn Thị Thực Visa Global Ngay Hôm Nay:

• Đơn vị chủ quản: Công ty Dịch vụ Thị thực Visa Global (Bộ phận Kiểm soát & Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân).

• Hotline Tư Vấn Thị Thực & Hỗ Trợ Bảo Mật 24/7: ☎ 0902 190 003

• Dịch vụ chuyên sâu:

  • Tư vấn & Xử lý hồ sơ Visa Du lịch trọn gói (Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc).

  • Tư vấn & Hoàn thiện hồ sơ Visa Công tác / Thương mại bảo mật tuyệt đối cho Doanh nghiệp (kèm cam kết NDA).

  • Tư vấn & Bảo vệ dữ liệu kép cho hồ sơ Visa Thăm thân quốc tế.

• Quyền lợi đặc quyền khi liên hệ qua Hotline ☎ 0902 190 003:

  1. Thẩm định năng lực hồ sơ 1-1 hoàn toàn miễn phí và bảo mật 100% danh tính.

  2. Ký hợp đồng dịch vụ minh bạch kèm Điều khoản Bảo mật Dữ liệu chuẩn Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

  3. Hỗ trợ giao nhận hồ sơ gốc tận nơi bằng túi niêm phong an toàn và kích hoạt chế độ tự hủy dữ liệu ngay sau khi đậu Visa.

Hiệu lực văn bản: Chính sách Bảo mật Thông tin Khách hàng này được ban hành chính thức bởi Ban Giám đốc Visa Global, cập nhật định kỳ theo các quy định pháp luật hiện hành về An ninh mạng và Bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam cũng như tiêu chuẩn Lãnh sự toàn cầu. Mọi yêu cầu giải đáp chuyên sâu về quyền riêng tư, xin vui lòng liên hệ trực tiếp tổng đài ☎ 0902 190 003 để được phục vụ tận tâm nhất.